Списки задач

28 August 2010 #windows#soft

Давно уже убедился в том, что без организации в жизни приходиться довольно сложно. Запомнить все просто не возможно, а куча планов и текущих дел каждый день штурмуют наш мозг.

Дэвид Аллен в своей книге “Как разобраться с делами” дал простой алгоритм действий, выполняя которые можно избавиться от проблемы организации, и существенно упростить подход к планированию.

Основная мысль книги заключается в том, чтобы собирать все свои мысли, идеи, в одном месте. На бумаге, компьютере, по сути не важно, главное, чтобы это был один и тот же носитель, с которым в дальнейшем можно будет работать. Собирать нужно абсолютно все, без исключений.

А после сбора, информация подвергается обработке и принимается решение, что же с ней дальше делать.

В качестве сборщика информации я уже перепробовал массу вариантов, от бумажных, до различных программ и интернет-сервисов. В конце концов остановился на My Life Organized (MLO). И сейчас хочу описать систему, которую использую при работе с данной программой.

Непосредственно про саму программу я уже рассказывал в статье Аналог Things для Windows. Сейчас более подробно рассмотрим систему, что я использую при работе с данной программой.

Отличается эта программа от всех остальных тем, что у нее нет определенной системы. MLO является по сути конструктором, из которого каждый строит то, что нужно ему.

Template

После установки и запуска программы предлагается создать дерево задач из нескольких стандартных шаблонов.

Однако, на мой взгляд, проще всего создать пустой файл и заполнять его согласно своим представлениям на процесс организации задач.

Дерево задач

По своей сути, работа со списками в программе организована или в виде дерева задач или в виде ToDo списка. Работая в режиме дерева мы наполняем список своими мыслями и затем организуем его определенным образом, здесь оказывается абсолютно все, задачи, действия, мысли.

Самый первый и по сути основной элемент дерева – это Inbox. Все добавляемые элементы сначала оказываются именно в нем, и только затем уже распределяются по остальным категориям.

Добавлять новые задачи можно очень быстро, используя окно быстрого ввода задач, которое вызывается по нажатию на горячие клавиши, определяемые настройками программы:

Добавление целой группы задач производиться крайне быстро, жмем горячие клавиши, появляется окно. Заполняем его по принципу – одна строка это одна задача, если в начале строки сделать отступ, то задача становиться вложенной. В тексте задачи можно использовать ключевые слова, определяющие время, контекст задачи и т.д.

На добавление нескольких задач уходит от силы несколько секунд времени. По умолчанию, задачи, добавленные подобным образом, оказываются в Inbox.

Затем я определил для себя следующие категории:

  • Today -- для задач, которые должны будут быть выполнены сегодня.
  • SomeDay -- для задач, которые могут быть выполнены когда-нибудь позже. Список чтобы не забыть.
  • Waiting -- для задач, которые были делегированы кому-то другому.
  • Repeat -- для повторяющихся задач. Типа оплаты интернета, квартиры, различных дней рождений и т.п.
  • Projects -- для проектов или сложных задач, требующих выполнения ряда действий.
  • Notes -- предполагается для заметок.
  • Read -- список книг, которые планирую прочесть.

Список задач заполняю двумя способами. Если есть время, то открываю непосредственно главное окно программы в режиме схемы и добавляю задачи сразу в определенные категории, если конечно уже определил, к чему можно отнести задачу. В противном случае просто вношу ее в Inbox.

Если же свободного времени нет, то по горячим клавишам открываю окно быстрого ввода задачи, набиваю что хотел в отдельных строках, добавляю и продолжаю работать дальше. В этом случае задачи оказываются в Inbox (категория может быть определена, но я предпочитаю использовать именно Inbox), и в дальнейшем нужно будет их обработать и определить, к чему их отнести.

ToDo

Со схемой более менее разобрались. И теперь, самое важное – построение списка ToDo.

Для этого настраиваются фильтры задач. Для себя я определил следующие правила:

Задача будет показана в списке ToDo в том случае, если она находиться в категории Today или Repeat (задачи с заданным числом отображаются в списке ToDo только при наступлении данной даты). Либо задача была отмечена звездочкой, либо для задач были определены сроки начала или конца выполнения и эти сроки уже прошли.

Таким образом, для того, чтобы выделить задачу из общей массы, мне нужно лишь определить срок ее выполнения, либо перенести в категорию Today, либо отметить звездочкой. Довольно просто, а главное быстро!

Заключение

От использования интернет-сервисов ведения списков задач я отказался в виду низкой скорости работы с ними. Пока загрузишь страницу, забудешь все, что хотел записать. К тому же, из всех испробованных сервисов, только RTM позволяет строить свою систему, а не использовать готовую. Но, в RTM нет возможности работать с вложенными задачами.

С программами под Windows еще хуже. В основном пишут подобные утилиты разработчики для MacOS, используя при этом AIR. Кроссплатформенно – да, но жутко тормознуто и совершенно не пригодно для нормальной и комфортной работы.

Выручает то, что есть MyLifeOrganized, программа, в которой можно построить свою систему, удобную именно для тебя.